職場裏如何説話?教你一個簡單實用的職場溝通法則
你説話的方式,正在毀了你的優勢
作者:趙曉璃(職場作家、生涯規劃師)
摘自公眾號:璃語職美人(crystal_words)
職場中,不知你有沒有這樣一個困惑,那就是,也許你能力很強,做得也多,但總不如一些“會説話”的人説升職加薪來得快。
卡耐基先生曾經説過,一個人的成功,知識技能和溝通技能同樣重要。
然而問題在於,職場中的溝通和我們日常的溝通,完全遵循兩種截然不同的邏輯;越早掌握職場説話的本質和方法,無疑能讓你少走彎路,儘快完成職業晉升與發展。
即日起,我將結合自己在諮詢領域的經驗,產出一系列職場實用技能文章,這些文章將有助於你掌握一些具有普遍性的技能與本領,同時,這些技能與本領並不是一時性的,它經得起時間與實踐的檢驗。
此類文章是我自己從事諮詢行業以來的思考與總結,並給到大家切實可行的解決思路、工具與方法。
為確保文章質量,我將放慢更新頻率與速度,大約一週更新兩到三篇的原創文章。
我希望通過此類文章,幫助大家達成兩個目標:
1、無論從事任何行業與工作,你都能收穫不少於五年管用的、可廣泛適用的技能;
2、即使你初入職場或即將踏入場,也能看懂這些文章中介紹的方法與技巧。
今天的這篇文章,將着力解決以下三個問題:
1、職場中,你是這樣説話的嗎?
2、真正的職場溝通是怎樣的?
3、教你一個簡單實用的職場溝通法則,讓你擺脱職場溝通的窘境。
01 職場中,你是這樣説話的嗎?
此類困惑常常出現於職場新人那裏,當然,那些一帆風順、沒經歷過職場大風大浪的“職場老人”也時常會有這樣的苦惱。
不得不説,這源於我們的應試教育和職場教育嚴重脱節。
舉個簡單的例子,在學生時代,老師教給我們的表達邏輯往往是這樣的——
問: 一班共有30名學生,已知男生人數是女生人數的兩倍,請問該班有多少名女生?
答:從題目得知,由於男生人數=2倍女生人數,則男生人數+女生人數=2倍女生人數+1倍女生人數=3被女生人數=30,所以女生人數=10人。
這種表達方法,叫做“演繹法”。
演繹法的表達方式是從前提條件開始,按照事務的前因後果出發,通過逐步推導得出結論。
這種表達方式一旦形成思維定式,在職場中就會變成這樣的説話方式——
“經理,客户C想要和你預約下午三點的時間,他們看了我們的交貨單,覺得有些問題,想要和您當面溝通下。所以您看您要不要和對方約見,我好給對方一個回覆。”
如果你是領導,你認為這樣的彙報效果如何?你會認為這樣的下屬得力嗎?
毫不誇張地説,80%以上的人乎都是在用這樣的方式和上級溝通,看起來很有禮貌,遵循着我們上學時反覆練習的“演繹式”表達邏輯,然而這種“演繹式”表達邏輯,存在着以下三處硬傷:
第一,它無法讓領導做出決定。
領導聽完了這段彙報之後,並不能依此做出是否要留出下午三點的時間檔期給這位客户的決定,因為報告的這位下屬只是把對方的原話重複了一遍,並沒有對這些信息進行進一步澄清與篩選。
第二,信息不完全。
如果領導需要做出決策,可能還需要進一步瞭解:這個客户到底存在哪些問題?這些問題是否必須通過當面溝通解決?為什麼要留出時間當面溝通?這個客户是否還有其他的動機?
第三,作為領導,最擔心的是事情陷入無法控制的局面。
如果這個客户醉翁之意不在酒,只是打着交貨單的幌子當面提出其他的條件和要求,我方在毫無準備的情況下很容易無力應對,在商業談判中,這是一個大忌。
綜上所述,這樣的陳述並沒有給領導提出任何有價值的信息,正常的領導面對這樣的彙報時,通常會對這位員工説:“你再去調查下,看對方到底是什麼問題非要當面溝通不可?”
而如果這位員工一直是學生思維,領導指一步動一步,如此反覆,每次都會被領導問的啞口無言,天長日久,這位員工就會挫敗感重重,而領導也會深感下屬不得力,如果這時候出現另一位懂得説話的下屬,很快就能分出高下。
真正有效的職場溝通,絕不是遵循“演繹法”,因為你不難發現,演繹法的溝通方式有個最大的弊端,那就是無法在短時間內將必要信息傳達給對方,它常常顯得迂迴而無效,嚴重影響信息傳遞的效果。
02 真正高效的溝通是怎樣的?
承上文,如果這時候出現另一位懂得説話的下屬,往往會這樣表達——
“經理,客户C要和你預約下午三點的時間見面,但我認為這事不靠譜,打算予以回絕。
第一,經過了解,對方所謂的交貨單出了問題,其實是銷售人員的操作失誤導致的,我已經通知了銷售部,很快就能給出答覆;
第二,根據銷售部的反饋,這家客户最近總是在想辦法拿到我們的最大供貨折扣,我們公司對於折扣有明確的供貨量標準與要求,但對方似乎心存僥倖,希望走捷徑拿到最大化的優惠,所以他們這次的約見,並不排除這種可能;
第三,鑑於您的身份,由您直接回應並不妥當。這次的約見很突然也很可疑,我想以你事務繁忙為由給對方打個電話回覆下,同時看能不能進一步詢問到對方真實的目的。
不知您認為這樣的處理方式妥當嗎?有沒有什麼需要進一步交代的地方?”
如果你是這位經理,當你面對這樣溝通的下屬時,你是不是感到整件事情就清晰多了?
我們仔細對比一下,後者的溝通和前者有什麼不同?
對比之後不難發現,後者的溝通思路大致是這樣的——
他先説出了一個結論:
認為這事不靠譜,打算予以回絕;
接下來他闡述了三個依據:
一是交貨單問題是怎麼產生的,該如何解決;二是客户近期的動態及可能潛藏的其他動機;三是領導的身份不方便處理此類事務。
另外在闡述過程中,還舉了一些事例證明自己的推斷。
最後他又強調了結論,並給出了具體解決辦法。
所以在職場中,真正有效的溝通要做到這四個字——結論先行。
03 介紹一個簡單實用的溝通法則
這個法則簡稱“PREP”模式,“PREP”由以下英文單詞首字母構成——
POINT=結論
REASON=依據
EXAMPLE=具體事例
POINT=強化與重申結論
在上述案例中,那位會説話的下屬採用的就是這個模式。
如果運用PREP法則介紹這篇文章,大致是這樣的——
“本文目的是希望大家掌握通用的職場溝通技能和方法,這些技能具有普遍性,不分行業不分時間都能發揮作用。
為什麼溝通技能在諮詢行業尤為突出呢?首先,相比其他行業,諮詢行業能學到系統的溝通方法論;另外,這些方法已經被運用到很多諮詢者身上,並給他們帶來了切實的變化;最後,這些提煉總結出的方法已經讓很多人受益。
比如説,PREP方法就是一個簡單易掌握的方法,這個方法是指......”
2、該模式在職場中的應用
在職場中,要想練就高效的溝通能力,你要做到以下三點。
1)、改掉想到什麼就説什麼的習慣。
2)、遇到提問時千萬不要不假思索。
人在應激狀態下容易焦慮,這個時候切記不要立即回答,應該思考幾分鐘,再給予回答。
否則,過於急切的迴應會讓對方感覺你在應付,未必取得預期效果。
3)、遇到自己無法回答的問題時,可以先請對方給你一兩分鐘的時間,用PREP方法在腦海中整理出思路,再從結論開始回答對方的問題。
04本文觀點與實用工具
綜上所述,職場溝通能力非天生而得,需要後天習練。
很多人認為,自己在職場中不擅表達是個死穴,他們不敢也不願踏出職場溝通的第一步。
事實上,通過本文分析你不難得知,職場溝通是有方法有技巧的,和天生是否喜歡説話並無太大關聯,它考驗的是個人的學習和踐行能力,以及,你是否有強烈的意願去改變自己的溝通困局。